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關于合同管理系統的解決方案范本

合同范本 時間:2018-05-16 我要投稿
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  篇一:友為合同管理系統解決方案

  一、友為合同管理系統概述

  友為合同管理系統系統是結合國內各行業企業的特點,為企業量身定做的成熟的合同管理系統,圍繞合同簽訂、客戶管理、項目管理、合同收/付款管理、欠款管理、發票管理和統計分析等領域有關的業務流程管理;針對不同的角色,根據業務情況進行管理控制,為企業單位員工與領導、總部與分支機構、各業務部門之間的協同業務工作平臺。

  友為合同管理系統通過對資金收入支出的實時統計,可以即時得到資金報表情況并能夠全面掌控資金,合理控制業務風險、全面提升企業盈利及管控能力,提高合同統計管理效率,實現標準化規范管理。

  友為合同管理系統系統,基于B/S架構,靈活的工作流引警,功能強大,簡單易用,部署靈活,局域網、互聯網皆可使用

  二、友為合同管理系統功能簡介

  (一)合同管理

  1、合同新建

  業務人員可以新建合同,在合同基本信息一欄中填寫合同的基本信息,然后可以合同中填寫合同計劃收款金額和計劃收款時間,在文本及附件中填寫合同的內容,也可以添加附件。

  2、合同查詢

  業務人員可以按合同號,客戶名稱,合同類型等條件搜索合同。可以從合同列表中的合同名稱查看合同相關的詳細信息。

  單擊數據導出按鈕,可以將該表單中的數據導出到EXCEL表中,單擊新添加按鈕可以連接到新建合同上。

  3、合同審批

  實現業務人員在提交合同后,上級就可以對合同進行審批,提交到下一審批人審批。支持配置各種審批流程。

  4、收入確認

  業務人員可以查看合同收款信息,對到期應收款項的進行標注識別,款項收回可以提交客戶收款信息給財務人員審核。

  5、收入審核

  財務將來款信息審核錄入系統,相關業務經辦人可以查看合同及確認銷帳;

  (二)客戶管理

  1、客戶查詢

  可以搜索所有的客戶信息,也可以查詢詳細,修改,刪除。

  2、新建客戶

  創建客戶的基本信息

  (三)項目管理

  1、項目建立

  項目與合同關聯,項目基本信息編輯,支持增、刪、改等

  2、項目分配

  分配項目成員相關工作,可搜索查看項目狀態

  (四)發票管理

  1、發票申請

  業務人員可以提交發票申請,支持填寫發票的詳細信息。提交到一下審批人審批,須提供打印發票的功能。

  2、發票審批

  當業務人員提交了發票申請單后,業務領導或是財務人員可以看到待審批的發票,并進行審批。

  3、發票一覽

  顯示所有申請的發票。也可以根據搜索條件進行篩選。

  (五)欠款管理

  1、客戶欠款

  按客戶顯示所有的合同相關信息,支持按客戶對欠款查詢,單擊查看顯示出客戶合同信用情況表單,顯示該客戶的所有信用情況,也可以單擊催款通知單和結算通知單生成相應的

  通知單并打印給客戶。

  2、合同欠款

  按合同顯示所有的合同相關信息,可以按條件搜索合同欠款,查看功能與客戶欠款類似。

  3、類型欠款

  按類型顯示所有的合同相關信息,支持按類型篩選查看欠款信息。

  4、賬齡分析

  主要分為按客戶,合同,部門,類型來對合同進行賬齡分析。

  (六) 收款管理

  1、收款一覽

  顯示所有的收款單據,支持按關鍵字篩選。收款一覽

  2、新建收款

  當財務人員收到客戶的一批款時,可以新建收款單,在此可以指定部門或人員進行確認,然后提交。

  3、收款審批

  出納錄入來款信息,指定的部門或業務人員可以按照來款單位、金額等信息進行確認審批。

  (七)報表統計

  1、合同統計

  按本周、本月、本年合同進行統計,支持圖表分析

  2、收入/欠款統計

  按收入、欠款生成統計報表及圖表,支持按關鍵字篩選。

  3、合同未開票

  顯示所有合同未開票的合同相關信息,,支持按關鍵字篩選。

  4、開票未收款

  顯示所有開票未收款的合同相關信息,也可以進行篩選。

  5、數目統計

  按合同統計和按發票統計,可以查詢詳細信息。

  (八)基礎信息

  1、信用等級

  管理員可以對客戶的信用等級信息進行維護。

  2、賬齡期限

  管理員可以對賬齡期限信息進行維護。

  3、文檔模板

  管理員可以對文檔模板信息進行維護

  三、方案特點

  (1) 易用性: 界面友好,操作簡單,易學易用;

  (2) 專業性:以合同管理為核心,專注于業務處理;

  (3) 穩定性:系統經過嚴格測試和大量用戶的使用;

  (4) 靈活性:功能強大,以靈活的審批工作流為核心;

  (5) 安全性:系統采用多種安全認證手段和加密技術;

  四、友為合同管理系統亮點

  1.1實現了合同審批電子化;

  1。2實現從業務合同簽訂到最后回款數據處理系統化;

  1.3改變復雜的手工EXCEL合同及收款統計方式,減少不必要的作業差錯;

  1。4通過系統化實現數據錄入及審核責任部門化;

  1.5通過系統化實現數據處理多部門參與,實現系統稽核和制約;

  1。6通過系統化實現數據共享,達到直接查詢列印報表,提高業務部門作業效率

  1.7合同管理與費用報銷支付審批相結管理,實現了收、付款事前、事中、事后的全過程管理。

  篇二:合同管理系統成功案例

  一、企業概況

  中原的物業管理業務在1995年在北京建立,并在1996年已經拿取北京市的“物業管理資質合格證書”,然后在2002年成為一家獨立的外資專業服務公司,主要負責中原在國內的物業管理服務工作。中原物業主要引用國際和香港的物業管理概念,并根據國內不同地方的市場情況而全面推行日常的物業管理工作,中原擁有多年的物業管理經驗,服務范圍廣泛而全面。現時的物業管理業務約有 50%在北京,其它的管理項目和客戶分布在沈陽、哈爾濱、大慶、青島、天津、鄭州、太原、石家莊等地方,為了開拓不同的市場,在天津市和沈陽市也成立了物業管理分公司。

  二、項目簡況

  中原物業于2013年應用友為合同管理平臺,實現各地項目于總部之間的申請、審批互動;實現了雙方的數據共享;功能模塊包括:合同申請、審批、備案、付款、催費、收款、法務處理,平臺基于組織架構,應用規模較大,包括集團總部、北京區分公司、沈陽分公司、牡丹江分公司、海城分公司等。

  三、面臨的問題和挑戰

  隨著集團發展,企業在中國各大城市和香港地區擁有多個分公司和分部,每個分部有很多物業項目在運行,項目中各種業務的批示需要總部領導進行審批和確認,處理業務量大,數據難以匯總統計和管理,因此需要一個電子平臺來協助合同管理,力爭為客戶提供專業的金牌物業管理服務。

  友為物業合同管理解決方案

  1、在線合同/協議書申請

  通過瀏覽器訪問合同管理系統后,在線填制合同/協議書。平臺提供已提供合同的格式,用戶只需補充剩余信息即可,合同填制過程中可以將對方公司營業執照、相關資質、特種經營許可證、分包簡報、分包選聘表、安全生產責任書等相關文件上傳,為合同提供更加詳細的相關信息。可在線申請月付型、季付型、半年付型、一次性支付型、分期型、無明確金額型等類型的合同、協議書。如果合同有續簽,隨時可以在線發起續簽審批請求,相關合同信息可以相互關聯,方便追溯查找。

  2、在線合同/協議書審批

  為了實現在線審批,在調查了企業合同審批情況后,在友為合同管理平臺中根據實際業務建立了多條合同審批流程,今后,無論是集團人員還是分部人員,無論在司辦公還是出差在外,都只需通過登錄平臺,在線對合同/協議書進行審批。例如為住宅事業部建立合同審批流程,當合同申請提交后,項目經理收到審批請求,于是進入系統審批合同,審批完后,將自動流轉到事業部經理并發送審批申請(Email)和通知(系統內部消息),事業部經理收到請求或消息,對合同繼續審批,審批完后,流轉到法務部經理、再到財務總監、再區域總經理,最后直至合同審批完成。

  3、在線合同/協議書備案

  在線備案,及時更新合同的狀態。

  4、在線進行合同付款申請

  將合同的付款納入在線管理,通過領導審批的方式來決定是否進行,待業務領導和財務人員全部審批通過后才可付款。

  5、業主糾紛在線登記

  針對與業主之間的糾紛,需要公司法務進行處理,各地項目通過系統進行相關登記和申請,包括強制執行申請、請示申請、催費業務信息單、項目律師信、項目立案訴訟單、匯款明細登記等。

  四、應用效益

  1、協同辦公、增強了集團內部協作

  應用友為合同管理系統平臺后,實現集團通過電子平臺進行合同處理,有效利用了資源,提高了處理合同的能力和效率。例如,當業務部門提交了一個合同或付款請求,通過審批流程,使所有相關專業人員和審批領導參與其中,正所謂“術業有專攻”、“集百家之長”。

  2、合同到期預警、糾紛處理,降低了集團管理風險

  合同到期預警、資質證件預警提醒合同管理者及時執行并跟蹤合同的最新情況,此外,律師信、項目立案訴訟等為解決合同糾紛提供幫助,降低了風險也就減少了企業的損失。

  3、統計分析、合同視圖,提供了集團決策依據

  合同管理平臺擁有較強的統計分析功能,在“合同一覽“中提供了所有合同的類型、相對方、開始時間、到期時間、合同金額、合同狀態等信息的展示,并支持導出到電子表格中;在“收款報表”中,展示所有合同的收款情況;在“催費報表”中展示客戶的所有催費記錄,根據這些記錄,從而為集團決策提供依據。

  中原物業在應用友為合同管理平臺之前,原來有很多的其他業務申請通過sharepoint進行管理,但是由于此沒有審批流,用起來很不方便;應用友為合同平臺后,客戶通過友為合同管理流程平臺自行擴展出了很多深度應用,實現了申請從前到后的審批流程。

  通過友為合同管理平臺,實現了物業公司與業主之間糾紛相關文件的律師申請過程,法務數據信息的共享化,報表及時匯總,為領導決策提供數據依據。

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